1-Prozent-Regelung vs. Fahrtenbuch: Was lohnt sich für Arbeitnehmer?

Der eigene Dienstwagen hat sich in vielen Unternehmen zu einem Incentive entwickelt, das nicht nur die Wertschätzung durch den Arbeitgeber ausdrückt, sondern darüber hinaus viele Vorteile für den Arbeitnehmer mit sich bringt. Oftmals ist der eigene Dienstwagen einer der vielen Vorteile bei einer Beförderung und geht einher mit oder wird statt einer Gehaltserhöhung ausgesprochen. Da die Kosten für den Arbeitnehmer gering sind, interessiert sich allerdings auch das Finanzamt für diesen komfortablen Bonus. Für Arbeitnehmer ist es daher wichtig zu wissen, wie sie die Kosten und geldwerten Vorteile rund um den Dienstwagen richtig beim Finanzamt geltend machen.

Die beiden Regelungen rund um den Dienstwagen

In der Regel kommt der Arbeitgeber für alle relevanten Kosten rund um den Dienstwagen auf. Das bedeutet, dass der Arbeitnehmer weder Anschaffungskosten, noch Versicherungskosten, noch etwaige Reparatur- und Wartungskosten hat. Gleichzeitig steht die Möglichkeit zur Verfügung, dass der Dienstwagen auch im privaten Rahmen genutzt wird. Deswegen sieht das Finanzamt das Auto, das vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wird, auch als einen geldwerten Vorteil an, der entsprechenden in der Steuer auftauchen muss.

Um diese Besteuerung entsprechend zu gestalten gibt es in Deutschland zwei Möglichkeiten. Die 1-Prozent-Regelung nimmt den Listenpreis des Fahrzeugs und einen Anteil an der Nutzung, schlägt diese Summe auf den eigenen Bruttolohn drauf und lässt den entsprechenden Betrag ganz normal monatlich versteuern. Beim Fahrtenbuch sind es die tatsächlichen Kosten bzw. Vorteile aus der Nutzung, die versteuert werden. Zu diesem Zweck werden die genauen Fahrten mit dem Wagen festgehalten, um zu ermitteln, wie hoch der private Nutzungsanteil des Dienstwagen ist. Danach wird mit der Hilfe von Abschreibungen und entsprechenden Prozentsätzen der tatsächliche geldwerte Vorteil ermittelt.

Die 1-Prozent-Regelung – Wann lohnt sie sich?

Bei der pauschalen Bestimmung durch das Finanzamt gibt es verschiedene Faktoren, auf die die eigene Nutzung eigentlich keinerlei Einfluss hat. Das bedeutet, dass es weniger Arbeit für den Arbeitnehmer mit dem Dienstwagen ist, man dafür aber unter Umständen hinnehmen muss, dass ein wenig genutzter Dienstwagen einen steuerlichen Nachteil mit sich bringt. Das liegt an der konkreten Methode der Berechnung durch das Finanzamt.

Für die Berechnung wird der Listenpreis des Wagens samt Sonderausstattung hergezogen. Kostete der Wagen samt Ausstattung also 30.000 Euro, wird hiervon 1 Prozent für die Grundlage der Besteuerung genommen – 300 Euro. Zusätzlich werden gefahrene Kilometer mit dem Wagen pro Monat mit 0,03 Prozent des Grundwertes versteuert. Wer also pro Monat 200 Kilometer mit dem Wagen fährt, müsste noch einmal 180 Euro (0,03 Prozent entsprechen 9 Euro, 200 gefahrene Kilometer sind entsprechend 180 Euro) auf die Summe rechnen. Wir wären bei einer Gesamtbesteuerung von 480 Euro im Monat, die ganz normal mit dem Lohn versteuert wird.

Der Vorteil der Regelung liegt in dem vergleichsweise geringen Bedarf bei der Dokumentation. Durch die pauschale Berechnung sind private Fahrten einfacher und eine grundlegende Dokumentation der eigenen Fahrten muss, anders als beim Fahrtenbuch, nicht vorgenommen werden. Dafür entsteht der Nachteil, dass die Listenpreise natürlich mitunter sehr hoch sind und somit von Beginn an eine sehr hohe Grundlage für die Versteuerung aufgerufen wird.

Übrigens: Für Fahrer von Elektro-Dienstwagen gilt die sogenannte 0,5-Prozent-Regelung. Sie gilt für Elektroautos wie den Renault Zoe oder den Škoda Enyaq iV aber genauso auch für Plug-In-Hybride wie den Opel Grandland oder den Ford Kuga. Mittlerweile wurde diese Regelung sogar noch einmal gesenkt. Sie heißt nun 0,25-Prozent- oder Viertel-Regelung. Arbeitnehmer müssen seit 2020 für bis zu 60.000 Euro teure Firmenwagen nur noch 0,25 Prozent steuerlich geltend machen. Auch die Zuschläge (beispielsweise für den Arbeitsweg) wurden halbiert. Plug-in-Hybrid- und Brennstoffzellen-Fahrzeuge sowie teurere Dienst-Stromer fallen unter die 0,5-Prozent-Regelung. Die steuerliche Begünstigung gilt für Elektroautos, die ab dem 1. Januar 2019 erstmals als Firmenwagen genutzt wurden. Sie läuft bis zum 31. Dezember 2030.

Vorteile und Nachteile von der Regelung rund um das Fahrtenbuch

Wer sich nicht mit einer pauschalen Besteuerung abfinden möchte – meistens dann, wenn der Dienstwagen wirklich nur sehr wenig für private Zwecke genutzt wird – kann auf die Regelung zum Fahrtenbuch zurückgreifen. Die größte Herausforderung ist hierbei, dass man diszipliniert vorgeht und wirklich jede Fahrt im Fahrtenbuch festhält. Entsprechende Möglichkeiten gibt es heute bereits digital, die dann mit der Steuererklärung verbunden werden können.

Das Fahrtenbuch sieht vor, dass jede Fahrt, die dienstlich passiert, mit dem Kilometerstand, den Zweck und dem Datum festgehalten wird. Bei einer privaten Fahrt mit einem Dienstwagen mit Fahrtenbuch-Regelung reicht es hingegen, wenn die gefahrenen Kilometer angegeben werden. So können sowohl der Arbeitgeber als auch das Finanzamt entsprechende Grundlagen für die Berechnung vornehmen.

Für die Berechnung wird wieder der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs als Grundlage genommen. Bei dem Beispiel mit dem Wagen, der 30.000 Euro rechnet, würde nun eine sechsjährige Abschreibung fällig werden – also ziemlich genau 5.000 Euro pro Jahr. Dazu werden die jährlichen Kosten für den Unterhalt genommen. Das sind etwa die KFZ-Steuern aber auch die Versicherungen, die für den Wagen fällig werden. Würde man hier noch einmal mit rund 5.000 Euro recht günstig wegkommen, wäre die Grundlage für die steuerliche Last im Jahr 10.000 Euro. Jetzt kommt es auf den Anteil der privaten Fahrten an. Sagen wir, dass der Firmenwagen zu 20 Prozent privat genutzt wird, wäre der Anteil auf das Jahr gerechnet also 2.000 Euro. Diese werden ganz normal als geldwerter Vorteil versteuert.

Welches Modell ist für mich richtig?

Eine pauschale Beurteilung lässt sich schwierig vornehmen, daher kommt es auf ein paar Faktoren in der Nutzung an. Generell lässt sich sagen, dass ein stark privat genutzter Dienstwagen für den Arbeitnehmer in der Regel mit der 1-Prozent-Regelung günstiger ist. Wer wenig privat mit dem Auto fährt, dafür aber beispielsweise einen sehr teuren Wagen gestellt bekommt, wird meistens mit dem Fahrtenbuch besser zurechtkommen. Hier kommt aber natürlich der Aufwand der Dokumentation hinzu, der aber gerade dank der digitalen Möglichkeiten der heutigen Zeit weit geringer ist, als es auf den ersten Blick erscheint. Im Zweifel lohnt sich der Austausch mit dem Steuerberater oder dem Arbeitgeber, um das perfekte Modell und vielleicht den einen oder anderen Trick für die Reduzierung der Steuerlast zu beraten.