Ein Fahrtenbuch mit Microsoft Excel erstellen

Viele Selbstständige nutzen zum Abschreiben der Kfz-Kosten ein Fahrtenbuch. Auch wenn die digitale Form von den Finanzämtern nicht anerkannt wird, lässt sich mit Excel schnell und einfach die Dokumentation erfassen und Ende des Jahres handschriftlich in die Einkommenssteuererklärung übertragen. Wie Unternehmer mit dem Microsoft Office Produkt ihr eigenes Fahrtenbuch erstellen, erfahre sie ihm Folgenden.

Microsoft Excel downloaden

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Microsoft Office Programme zu erwerben. Die einfachste Option ist der Download in einem Onlineshop wie lizengo. Bei dem Anbieter lässt sich die Software nach dem Bezahlen einfach downloaden und installieren. So muss nicht erst die Lieferung der CD abgewartet werden.

Per E-Mail erhalten die Kunden innerhalb eines Geschäftstages den Downloadlink sowie den neuen Produktschlüssel. Über diese können sie ihr Microsoft Office Programm herunterladen und installieren. Bei Fragen und Problemen steht zudem ein technischer Support per Chat oder Telefon zur Verfügung. Das Unternehmen hat außerdem eine Wissensdatenbank aufgesetzt, in der viele Fragen mit umfassenden Erklärungen beantwortet werden. So sind die Kunden nicht auf die Erreichbarkeit des Serviceteams angewiesen und können bei Problemen die passenden Lösungen finden.

Aufbau des Fahrtenbuchs

Nachdem Microsoft Excel erworben und installiert wurde, kann mit dem Erstellen des Fahrtenbuches begonnen werden. Dabei sind folgende, für das Finanzamt relevante Spalten zu berücksichtigen:

• Datum der Fahrt
• Abfahrts- und Ankunftszeit
• Tachostand bei Abfahrt und Ankunft, bei Bedarf gefahrene Kilometer
• Grund der Fahrt sowie Name des Kunden oder Lieferanten
• Zielort
• Kennzeichen, falls mehrere Dienstwägen vorhanden sind
• Name des Fahrers bei verschiedenen Nutzern
• Art der Fahrt (privat oder gewerblich)

Wird die Tabelle ausgedruckt, um sie beispielsweise im Fahrzeug zu hinterlegen, sollte ein Unterschriftenfeld nicht fehlen. Mit diesem können die Fahrer bestätigen, dass alle Angaben korrekt sind.

Bei privaten Fahrten ist es nicht nötig, den Grund der Fahrt anzugeben. Allerdings sind diese zu notieren, um Abweichungen des Kilometerstands nachvollziehen zu können.

Welche Kriterien muss ein Fahrtenbuch erfüllen?

Ein Fahrtenbuch muss, um vor dem Finanzamt anerkannt zu werden, handschriftlich geführt sein. Der Grund dafür ist, dass die digitale Form im Nachhinein verändert werden kann. Eine Exceltabelle hilft jedoch dabei, alle Daten festzuhalten und im Anschluss in die Einkommenssteuererklärung zu übertragen.

Die Steuerverwaltungsbehörde schreibt vor, dass für jedes Fahrzeug im Unternehmen pro Kalenderjahr ein Fahrtenbuch zu führen ist. Die Art und Weise, wie dieses geführt wird, darf während des laufenden Jahres nicht verändert werden. Nur wenn das Fahrzeug verkauft und durch einen Neuwagen ersetzt wird, darf das Unternehmen die Ermittlungsmethode unterjährig verändern.

Ein Fahrtenbuch muss zudem gut lesbar und lückenlos sein. Jeder abweichende Kilometerstand sollte vor dem Finanzamt begründet werden können. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, alle Eintragungen zeitnah und unverzüglich vorzunehmen.